আমি কীভাবে সময় নিয়ন্ত্রণ ও কাজ বণ্টন করি

এক পরিচিত জুনিয়র সেদিন জিজ্ঞেস করল, আমি ক্লায়েন্ট থেকে পরিবার, টীম থেকে কাস্টমার -সবকিছু কীভাবে সামলাই!

সত্যি কথা হল, আমি সবকিছু ঠিকঠাক সামলাতে পারি না। পারা যায় না। কিছু না কিছু এলোমেলো হয়ই। তারপরও, যেকোনোভাবেই হোক, বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই আমি দিনের কাজ দিনে শেষ করি। কখনো কখনো পরেরদিনের কাজও আগেরদিন করে ফেলতে পারি।

সেটা কীভাবে করি?

১) আর্লি টু রাইজ
আমার দিন শুরু হয় বেশ সকালে। সকাল সকাল দিন শুরু করতে পারাটা অসম্ভব উপকারী। আমি যখন অফিসের উদ্দেশ্যে রওয়ানা দেই, তখন ঢাকা শহরের একটা মোটাদাগের মানুষ বিছানায় থাকে। অফিসে যাই সবার আগে। উত্তরা থেকে মিরপুর অনেক দূর পথ, তারপরও অধিকাংশ দিনই সাড়ে সাতটার মধ্যে অফিসে পৌঁছাই।

২) জিমেইল
ঘুম ভাঙ্গার পর প্রথম যে কাজটা করি, সেটা হল মেইল চেক করা। জরুরী কোনো মেইল আছে কিনা দেখি, উত্তর দেওয়ার দরকার হলে উত্তর দিয়ে দেই। বাকি মেইলগুলো গাড়িতে বসে দেখি। প্রয়োজন অনুসারে আলাদা লিস্টে যোগ করি।

৩) মাইক্রোসফট টু ডু (Microsoft To Do)
টু-ডু ম্যানেজ করার অনেকগুলো টুল আছে। তবে আমার পছন্দ এটা। কাজ গ্রুপ করার পাশাপাশি রিমাইন্ডার এ্যালার্ম দেওয়ার ব্যবস্থা আছে।

৪) ট্রেলো (Trello)
প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের জন্যে দুর্দান্ত একটা টুল। আলাদা আলাদা বোর্ড তৈরি করা যায়। লিস্ট, কার্ড, চেকলিস্ট ইত্যাদিসহ চমৎকার সব ফিচার আছে।

৫) ক্যালেন্ডলি (Calendly)
প্রায়ই ক্লায়েন্টদের সাথে মিটিং করতে হয়। বেশিরভাগ সময়ই দেখা যায়, সময় নির্ধারণ করা নিয়ে ঝামেলা হচ্ছে। টাইমজোন নিয়েও ভুল বোঝাবুঝি হয়। কোন কোন সময় আমি ফ্রি থাকব, সেটার তালিকা থাকে। ক্লায়েন্টরা নিজের টাইমজোন মেনে সুবিধাজনক সময় নির্বাচন করতে পারেন।

৬) গুগল ক্যালেন্ডার
কারও জন্মদিন, বিবাহবার্ষিকী থেকে শুরু করে ক্লায়েন্ট মিটিং -সবকিছু মনে করিয়ে দিতে গুগল ক্যালেন্ডারের জুড়ি নেই। নির্ধারিত সময়ের আগেই মেইল দিয়ে জানিয়ে দেয়। আমার ক্যালেন্ডলিতে যোগ করা শিডিউলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে এখানে যুক্ত হয়।

৭) স্ল্যাক (Slack)
টীমের সাথে যোগাযোগের অতুলনীয় টুল। চ্যানেল তৈরি করা, প্রাইভেট চ্যাটিং বা ফাইল এ্যাটাচ করা, কথা বলা সহ দরকারি সবকিছুই আছে।

৮) স্কাইপ
মূলত ক্লায়েন্টের সাথে কথা বলতে ব্যবহার করি। ইউএসএ-তে আমাদের টিম মেম্বার আছেন। তাঁর সাথে কথা বলতেও স্কাইপ ব্যবহার করি।

৯) হ্যাংআউটস (Hangouts)
খুব কম ব্যবহার করা হয়। অনেকেই স্কাইপ-এর চেয়ে হ্যাংআউটস বেশি পছন্দ করেন। তাঁদের সাথে কথা বলতে গেলে ব্যবহার করি।

১০) ইউটিউব ডাউনলোড
ইউটিউবের এই ফিচারটা মাঝে মাঝে কাজে দেয়। হয়তো একটা ভিডিও দেখব, সময় নেই। এটা ডাউনলোড করে রাখি। বাসায় ফেরার পথে গাড়িতে বসে দেখে ফেলি।

১১) ক্লাউড সিংক্রনাইজেশন
আমার সবকিছু সবকিছুর সাথে সংযুক্ত। কোড থাকে বিটবাকেটে, অন্যান্য ফাইল রাখি গুগল ড্রাইভে, ব্রাউজার সিংক করা থাকে। একটা দরকারি কিছু অফিসের কম্পিউটারে আছে, বাসায় এসে কাজ করতে পারছি না -এমন খুব কম হয়।

সর্বোপরি, চেষ্টা করি সময় নষ্ট না করতে। আমার সারাদিনে বিনোদন বাবদ দুই মিনিট সময়ও বরাদ্দ থাকে না।

ভাবলাম, সবার সাথে শেয়ার করি। যদি কারও কাজে আসে। কারও ভালো কোনো টুলের খোঁজ থাকলে জানাতে পারেন।

(সাথে যুক্ত করা ছবির আইডিয়াটা ব্রায়ান ট্রেসির ইট দ্যাট ফ্রগ থেকে পাওয়া!)